In dit voorbeeld wordt de volgende situatie uitgewerkt: Studenten krijgen, eenmalig, automatisch een e-mail wanneer ze langer dan 180 dagen ingeschreven zijn in de cursusomgeving.
Brightspace gebruikt de informatie hoelang een student is ingeschreven in de Brightspace omgeving. De exacte inschrijfdatum voor de cursus is te vinden in SPIL, deze datum is altijd leidend.
Studenten kunnen dus geen rechten ontlenen aan de inschrijfdatum in Brightspace en het moment wanneer ze dit automatische bericht krijgen. Gebruik deze intelligente agent enkel als seintje naar studenten dat ze ongeveer halverwege hun inschrijftermijn zijn.
- Ga naar de cursus waar je de Intelligent Agent aan wil zetten en navigeer naar Tools --> Sitebeheer.
- Klik op Intelligente Agents.
- Klik op Nieuwe agent.
- Geef de agent een titel, bijvoorbeeld: Halverwege inschrijftermijn
- Vul een beschrijving zodat het later duidelijk is waarvoor de Intelligent Agent dient en hoe deze werkt. Bijvoorbeeld: "Deze agent stuurt studenten automatisch een bericht wanneer ze langer dan 180 dagen ingeschreven zijn voor de cursus."
- Voeg desgewenst een Categorie toe, zodat het later makkelijk terug te vinden is.
Vink Status Agent is ingeschakeld pas aan als je getest hebt dat het goed werkt!
- Klik Planning open om bij Frequentie aan te geven wanneer en hoe vaak de Intelligent Agent controleert of er een mail verstuurd moet worden.
- Wij kiezen hier voor dagelijks, zodat studenten binnen een dag het bericht krijgen wanneer ze langer dan 180 dagen zijn ingeschreven.
- Klik Criteria open.
- Zorg dat je bij "Bij activiteit actie ondernemen" niks aanvinkt.
- Klik onder "Voorwaarden voor bekendmaking" op Maken.
- Selecteer Datum van inschrijving in huidige organisatie eenheid
- Bij Dagen sinds inschrijving vul je in: 180.
- Selecteer Eerste inschrijvingsdatum gebruiken.
- Klik op Maken.
- Klik Acties open.
- Zorg dat bij Herhaling de eerste optie is aangevinkt. Zo krijgt elke student maar 1 keer de e-mail.
- Kies de optie om een mail te verzenden wanneer aan de voorwaarden is voldaan.
- We willen de mail versturen aan de student die aan de voorwaarden heeft voldaan. Dat doen we door {InitiatingUser} te gebruiken.
- Geef de mail een onderwerp.
- Typ een bericht voor de student.
- Klik opOpslaan en sluiten.
In plaats van 'Beste student' kun je de student met voor- en achternaam aanspreken door replacement strings te gebruiken in e-mail tekst: {InitiatingUserFirstName} {InitiatingUserLastName}.
Bijvoorbeeld als je student Kees een automatisch gegenereerde mail wil sturen, zet je Beste {InitiatingUserFirstName} in de aanhef. De student ziet dat dan als Beste Kees.
Informatie over het testen vind je in het artikel: Hoe test ik een Intelligent Agent?