In sommige gevallen is ervoor gekozen om meerdere cursussen en/of portalen samen te voegen in een overkoepelende cursus waar de studenten begeleid worden. Een voorbeeld van een dergelijke scenario zijn de scriptiecursussen. De student schrijft in voor cursus A, B of C en krijgt dan toegang tot de overkoepelende cursus Z. Studenten zien dan een tegel voor Z, maar geen tegel voor cursus A, B of C. Om verwarring en misverstand te voorkomen bij studenten, kun je een automatisch bericht sturen aan studenten die inschrijven voor cursus A, B of C door een intelligent agent aan te maken.
Je maakt de intelligent agent in cursus Z, omdat ook de docent geen tegel heeft voor cursus A, B of C.
In deze handleiding leggen we uit hoe je een intelligent agent aanmaakt en activeert voor cursussen met een variabel startmoment. In een aparte handleiding beschrijven we de instellingen voor vaste cursussen.
Als je dit bericht voor zowel vaste cursussen als voor variabele cursussen wilt instellen, kun je eerst een agent maken, die kopiëren en aanpassen.
- Klik op Tools --> Sitebeheer in de cursusnavigatiebalk.
- Klik op Intelligente agents in de Communicatie sectie.
Nieuwe agent maken
- Klik op Nieuwe agent.
- Vul bij Agentnaam in:
Studenten informeren over begeleiding in overkoepelende cursus (variabel) - Vul bij Beschrijving in:
Informeert studenten dat zij in onderhavige cursusrun worden begeleid en geen tegel zien van de cursuscode waarvoor aangemeld. - (Optioneel) Klik op Categorie toevoegen. Er verschijnt een pop-up venster.
- Vul bij Naam in: Inschrijving.
- Klik op Maken. De categorienaam wordt nu getoond.
- Zet een vinkje bij Status, zodat de Intelligent agent is ingeschakeld.
Planning instellen
- Klik op Planning om de planning instellingen open te klappen.
- Klik op Geen planning in Frequentie om het contextmenu open te klappen en klik op Dagelijks. Er worden nu enkele velden toegevoegd.
- Vul bij Wordt herhaald elke ... dagen in: 1.
- Vul bij Geplande tijd in: 01:00.
Voor cursussen met begeleiding in een vast kwartiel krijgen studenten in het voorgaande kwartiel toegang tot de cursus in zelfstudiefase. Ook variabele cursussen kunnen begeleiding geven in bepaalde kwartielen. Controleer in de studiegids of het jaarrooster wanneer de kwartielen starten.
- Kwartiel 1 start altijd op 1 september.
- Kwartiel 2 start eind november.
- Kwartiel 3 start begin februari.
- Kwartiel 4 start eind april.
Rol selecteren
- Klik op Criteria om de criteria instellingen open te klappen.
- Klik bij Rol in groepslijst aan: Gebruikers met specifieke rollen.
- Zet een vinkje bij
Student
Student-zelfstudie
Voorwaarden maken
- Klik bij Voorwaarden voor bekendmaking op Maken (zie voorgaande schermafdruk). Er verschijnt een pop-up venster.
- Klik bij Voorwaardetype op -- Voorwaardetype selecteren --.
- Klik op Rol in huidige organisatie-eenheid bij Groepslijst. Er verschijnen velden bij Voorwaardedetails.
- Controleer dat bij Criteria staat: Ingeschreven als.
- Klik bij Rol op -- Selecteren rol --.
- Klik op Student.
- Klik op Maken.
- Er is een Voorwaarde voor bekendmaking toegevoegd.
- Klik op Er moet worden voldaan aan alle voorwaarden onder de knop Maken.
- Klik op Voldaan aan één van de voorwaarden.
Maak een nieuwe voorwaarde aan, herhaal de stappen
- Klik bij Voorwaarden voor bekendmaking op Maken. Er verschijnt een pop-up venster.
- Klik bij Voorwaardetype op -- Voorwaardetype selecteren --.
- Klik op Rol in huidige organisatie-eenheid bij Groepslijst. Er verschijnen velden bij Voorwaardedetails.
- Controleer dat bij Criteria staat: Ingeschreven als.
- Klik bij Rol op -- Selecteren rol --.
- Klik op Student-zelfstudie.
- Klik op Maken.
- Er is een Voorwaarde voor bekendmaking toegevoegd, maar er hoeft aan slechts één van beide voorwaarden voldaan te worden.
Actie instellen
- Klik op Acties om de instellingen voor de actie open te klappen.
- Klik op Alleen actie ondernemen wanneer een gebruiker de eerste keer voldoet aan de criteria van een agent.
- Zet een vinkje bij Een e-mail verzenden als aan de voorwaarden is voldaan. Controleer dat de naam van afzender Open Universiteit Brightspace is en het e-mail adres noreply@
- Type achter Aan: {InitiatingUser}. Let op de accolades en exacte spelling.
- Type bij Onderwerp: Welkom in {OrgUnitName}. Let op de accolades en exacte spelling.
- Plaats de volgende tekst in het tekstvak bij Bericht. Vervang [cursusnaam], [cursusnaam] of [cursusnaam] door de feitelijke cursusnaam en code waarvoor de student zich heeft aangemeld. Dat is dus cursus A, B, of C, terwijl de student in Z begeleid wordt.
Beste {InitiatingUserFirstName} {InitiatingUserLastName},
Je hebt je ingeschreven voor één van de cursusruns [cursusnaam], [cursusnaam] of [cursusnaam]. Je hebt hierom toegang gekregen tot {OrgUnitName} ({OrgUnitCode}), waar de begeleiding van deze cursussen plaats vindt. Voor de cursusruns [cursusnaam], [cursusnaam] of [cursusnaam] zijn geen afzonderlijke tegels.
Succes met je studie!
Dit is een automatisch gegenereerd bericht. Een reactie op dit bericht wordt niet gelezen.
- Klik op Opslaan en sluiten.
Agent testen
Je komt terug op de pagina Agentlijst en ziet daar de intelligente agenten die je hebt aangemaakt.
Je kunt de intelligent agent testen zonder dat de e-mail berichten verstuurd worden door een proefuitvoering te laten lopen.
- Klik op het pijltje naast de naam van de agent om het contextmenu open te klappen. Klik op Proefuitvoering. Er verschijnt een pop-up venster.
- Klik op Uitvoeren.
- Na enige tijd zie je in de kolom 'Resultaten van de laatste uitvoering' hoeveel gebruikers geïdentificeerd zijn. Klik op de tekst om te controleren of studenten geselecteerd zijn. Het kan natuurlijk dat er nog geen studenten zijn ingeschreven in de cursus.
Agent inschakelen
Als je de stappen hebt gevolgd, heb jij bij de stap 'Nieuwe agent maken' de agent ingeschakeld. Je kunt dat in de Agentlijst controleren.
- Als er naast de naam van de agent een kruis symbool staat, is de agent niet ingeschakeld.
- Zet een vinkje voor de naam van de agent.
- Klik op Inschakelen.
E-mail notificaties
Je kunt veel e-mail berichten krijgen als je de intelligente agent inschakelt. Degene die de intelligent agent aanmaakt krijgt een bericht iedere keer dat de intellegente agent loopt plus berichten van de resultaten van de actie.