Via intelligent agents kun je aan de hand van bepaalde criteria automatisch e-mails laten versturen naar gebruikers.
Bijvoorbeeld:
- Als je een student een bericht wil sturen omdat hij of zij een bepaalde periode niet in de cursus is geweest.
- Als je een student, die een bepaalde opdracht nog niet heeft gedaan, een paar dagen voor de deadline een individuele herinnering wil sturen.
- Als je een student wil melden hoeveel tijd er nog is voor de inschrijftermijn verloopt (vooral interessant bij variabele cursussen).
- Als je zelf een melding wil als er een student langere tijd inactief is (om makkelijk variabele doorstroom te monitoren)
- Ga naar de cursus waar je de Intelligent Agent aan wil zetten en navigeer naar Tools --> Sitebeheer.
- Klik onder Communicatie op Intelligente Agents.
- Klik op Nieuwe agent.
- Vul een voor jou duidelijke naam in zodat je later de agent kunt herkennen (de student ziet dit niet).
- Vul een beschrijving zodat het later duidelijk is waarvoor de Intelligent Agent dient en hoe deze werkt.
- Voeg desgewenst een Categorie toe, zodat het later makkelijk terug te vinden is.
Vink Status Agent is ingeschakeld pas aan als je getest hebt dat het goed werkt!
- Klik Planning open om bij Frequentie aan te geven wanneer en hoe vaak de Intelligent Agent controleert of er een mail verstuurd moet worden.
- Klik Criteria open en vul deze in, afhankelijk van het doel waarvoor je de intelligent agent wil gebruiken.
- Voorwaarden voor bekendmaking zijn releaseconditions. Denk hierbij aan het ingediend hebben van een bepaalde opdracht of het bezocht hebben van een specifieke cursuspagina.
- Klik Acties open.
- Selecteer hoe vaak de Intelligent Agent een e-mail verstuurt.
- Stel de e-mail op in vriendelijke aanmoedigende taal die verstuurd wordt als een gebruiker aan bepaalde voorwaarden voldoet.
- Klik op Opslaan en sluiten.
In plaats van 'Beste student' kun je de student met voor- en achternaam aanspreken door replacement strings te gebruiken in e-mail tekst: {InitiatingUserFirstName} {InitiatingUserLastName}.
Bijvoorbeeld als je student Kees een automatisch gegenereerde mail wil sturen, zet je Beste {InitiatingUserFirstName} in de aanhef. De student ziet dat dan als Beste Kees.
Denk goed na over hoe je de IA wil inzetten.
Enerzijds wil je voorkomen dat een studenten steeds dezelfde melding krijgt en overspoeld worden met (onpersoonlijke) mails.
Anderzijds wil je geen nieuwe studenten missen of overslaan die wel aan jouw criteria voldoen.
Informatie over het testen vind je in het artikel: Hoe test ik een Intelligent Agent?
Een voorbeeld over een intelligent agent vind je in het artikel: Hoe stuur ik studenten een reminder dat hun cursusinschrijving over drie maanden verloopt?